So wie natürliche Personen zu verschiedenen Gelegenheiten Ihren Pass bzw. den Ausweis oder die Identitätskarte vorzeigen müssen, so müssen auch Gesellschaften identifizierbar sein, was speziell bei offizielleren Anlässen zum Tragen kommen, zum Beispiel wenn ein Bankkonto für die Firma eröffnet werden soll.

Es muss mit den Firmenunterlagen zunächst die Existenz der Firma belegt werden. Dann muss ersichtlich sein, wem die Firma gehört und wer sie rechtlich vertreten darf, was nicht zwingend dieselben Personen sein müssen, da es bei US-Firmen neben Inhabern auch Geschäftsführer gibt, die grundsätzlich verschiedene Rollen und Funktionen haben. Auch Angaben wie die Geschäftsanschrift oder die Registrierungsnummer sind relevant.

Bei einer Corporation sind dabei die wesentlichen Firmendokumente die Folgenden, wobei sich sowohl die genaue Bezeichnung als auch Form und Inhalt dieser Dokumente von Bundesstaat zu Bundesstaat unterscheiden können.

• Articles of Incorporation
• Bylaws
• Stock Certificates

Die Articles of Incorporation stellen dabei eine Mischung aus Gründungsurkunde und Handelsregisterauszug dar, und benennen die wichtigsten Eckdaten einer Gesellschaft wie etwa Firmenname, Registernummer und Geschäftsanschrift sowie deren Inhaber, Geschäftsführer und falls vorhanden, weitere Officers.

Die Bylaws hingegen entsprechen dem Gesellschaftsvertrag, auch Satzung genannt, der Firma, welcher die interne Organisation regelt und für alle Beteiligten deren Rollen beschreibt und deren Pflichten festlegt.

Die Stock Certificates benennen jeweils den Inhaber der Aktien.

Die Dokumente bei einer LLC sind von der Funktion analog strukturiert, haben aber andere Bezeichnungen: 

• Articles of Organization
• Operating Agreement
• Membership Certificates