Die Steuernummer für Firmen wird in den USA als Employer Identification Number (bezeichnet oder auch Federal Tax Identification Number. Sie wird vom amerikanischem Finanzamt (IRS) dazu benutzt Gesellschaften für Steuerzwecke zu identifizieren.

Grundsätzlich ergibt sich ein Zwang zur Beantragung einer US-Steuernummer aber nur dann, wenn auch eine Steuerpflicht in den USA besteht, was bei Firmen, die keine reale in den USA unterhalten und in die keine in den USA ansässigen Mitarbeiter involviert sind, nicht der Fall ist. Eine US-Firma benötigt also nicht zwingend immer und in jedem Fall auch eine US-Steuernummer, sondern nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Auch wird für neu registrierte US-Gesellschaften – wie etwa in manchen europäischen Ländern der Fall – eine US-Steuernummer nicht automatisch vom IRS nach der Registrierung vergeben. Wird eine Firma neu eintragen, verfügt diese also nicht per se auch über eine Steuernummer.

EIN ist für die Eröffnung eines US-Bankkontos erforderlich

Etwas anders verhält sich der Fall, wenn ein Firmenkonto in den USA eröffnet werden soll, da US-Banken grundsätzlich keine Geschäftskonten eröffnen können, wenn man für die jeweilige Firma keine US-Steuernummer vorweisen kann. In diesem Fall ist eine Steuernummer in jeden Fall notwendig, völlig unabhängig davon, ob eine Steuerpflicht in den USA besteht oder nicht.

Bankkonten für US-Firmen können allerdings auch in Ländern außerhalb der USA eröffnet werden, wofür keine US-Steuernummer erforderlich ist.

Eine EIN kann normalerweise elektronisch beim IRS beantragt werden und wird dann sofort nach der Beantragung ausgestellt. Das allerdings nur dann, wenn die für die Firma verantwortliche Person (Responsible Person) über eine Social Security Number (SSN) oder eine Individual Taxpayer Identification Number (TIN) verfügt, womit sichergestellt werden soll, dass diese Person auch in den USA ansässig ist. Die Responsible Person ist in der Regel der CEO der Firma oder ein anderer vertretungs- bzw. zeichnungsberechtigter Officer.

Das Vorhandensein einer SSN oder ITIN bei Mitarbeitern ist allerdings keine zwingende Voraussetzung für die Erteilung einer EIN. Der Antrag muss dann allerdings in Papierform und per Post oder Fax beim IRS gestellt werden.