Da Gesellschaften in der Regel ein Zusammenschluss von mehreren Mitspielern sind, muss alles, was gemeinsam verbindlich beschlossen wird, in Schriftform dokumentiert werden, so dass es zu einem späteren Zeitpunkt nicht etwa zu Missverständnissen kommt, die die Freude dann trüben.

Das gilt für Zusammenkünfte von Gesellschaftern ebenso wie für Sitzungen von Geschäftsführern. Schriftliche Protokolle von solchen Sitzungen oder Versammlungen werden in den USA Minutes genannt, die landläufig der Company Secretary anfertigt.

Für einen Beschluss wird allerdings nicht zwingend immer eine persönliche Zusammenkunft benötigt, weil ein Beschluss auch im Umlaufverfahren erstellt bzw. unterschrieben werden kann. Gibt es nur einen einzigen Beschließenden, dann hat sich sowohl der Umlauf als auch die Versammlung ohnehin erledigt.  Solche schriftlich verfassten Beschlüsse werden ganz allgemein als (Circular) Resolutions bezeichnet.